El Secreto para Conseguir una Reunión

Appointment Setting 2Uno de los mayores desafíos para cualquier profesional que necesita PERSUADIR a otros consiste en convencer a la otra parte para realizar una reunión, ya sea para buscar nuevas oportunidades, clientes, sondear posibles alianzas o plantear una propuesta. ¿Cómo puedes conseguirlo?

Si eres proactivo en la búsqueda de oportunidades es probable que aglutines estas 3 tareas en el proceso de generar negocio:

  1. Buscar nuevas oportunidades, nuevos clientes potenciales o posibles socios estratégicos
  2. Identificar quienes son las personas de contacto relevantes
  3. Hacer contacto para conseguir una reunión/presentación

La Regla nº1 Para Conseguir una Reunión de Ventas

De las 3 fases del proceso, sin duda la más compleja y que presenta el mayor desafío es la última, conseguir una reunión o una cita, o como dicen en inglés “Appointment Setting“, por la sencilla razón de que es la única parte del proceso que NO depende sólo de ti. Ya has identificado a la persona/s adecuada, ya sean users, influencers o decision maker, y ahora te enfrentas al dilema habitual… ¿Cómo le contacto? ¿Un email? ¿Una llamada?

La regla número 1 para hacer negocios con desconocidos e incrementar las posibilidades de ser recibido debe ser siempre ser presentado o indicado por un contacto común, ya sea del ámbito personal o profesional. Por eso Linkedin es una herramienta fundamental para facilitar negocios. Pero en ocasiones ésto no es posible, y el prospecto es una empresa demasiado importante como para no hacer una aproximación “en frío”, es decir, sin tener contactos comunes.

La Regla nº2 Para Conseguir una Reunión de Ventas

La regla nº 2 dice que cuando te aproximas a un desconocido sin ninguna referencia común contigo (o tu empresa), tus posibilidades de ser atendido se REDUCEN drásticamente. El tiempo es un recurso escaso para todos y además el desconocimiento genera desconfianza. Es naturaleza humana. Dicho ésto, no es imposible. Para conseguirlo es necesario pasar el “filtro” que todos aplicamos para decidir donde invertimos nuestro tiempo, y la clave consiste en ser RELEVANTE. ¿Cómo hacer llegar tu mensaje de relevancia para la otra parte de forma que estimule su curiosidad y quiera saber más?

No existen procesos con el 100% de efectividad, ni procesos válidos para TODOS. Sólo cabe la “prueba y error” y el progreso o mejora constante. Mi conclusión después de muchos años testando mis propios resultados en “appointment setting” en diferentes sectores, países y viendo a otros profesionales en mis equipos y en otras empresas es la siguiente:

Cuando te diriges a un perfil alto, de difícil acceso, la estrategia más efectiva para despertar interés y conseguir una reunión consiste en 3 elementos combinados:

Email(s) + llamada(s) telefónica posterior (24h-48h después máx.) + Propuesta de valor personalizada (al perfil del intelocutor y al tipo de empresa) integrada en ambas comunicaciones

Appointment SettingLas Herramientas Para Concertar una Cita. El Email y el Teléfono 

El email es una herramienta extraordinariamente potente para hacer negocios cuando te diriges a perfiles altos en empresas medianas o grandes. No en vano, las aplicaciones para email ocupan un espacio importante en el eBook: 20 herramientas gratis para Acelerar tus Ventas. La posibilidad de enviar documentos anexos relevantes para el contacto, programar envíos en las horas más adecuadas para ser leídos, usar “plantillas” de emails ya testadas para distintos objetivos o recibir notificaciones sobre cuando tus emails y archivos adjuntos son leídos o se re-leen y están “calientes”…no tiene precio.

Sin embargo, confiar todo al envío de un email, abusar de él por su caracter poco invasivo o sobrecargarlo con información son estrategias bastante limitadas. Llamar por teléfono a un desconocido, y aún más si es un cargo directivo, plantea sudores fríos a más de uno, principalmente por su carácter invasivo, pero es algo que hay que HACER si realmente tienes interés en el negocio, dando continuación al primer contacto realizado por email.

En empresas menores en las que el propietario o Gerente son más accesibles, una llamada telefónica puede ser la forma más rápida y eficaz de hacer contacto. El problema hoy en día es que las redes comerciales “en la calle” no reciben ningún entrenamiento sobre el uso del teléfono o cómo redactar y estructurar un email que genere atención o curiosidad y sea capaz de generar curiosidad o provocar respuestas.

“Readers” y “Listeners” según Peter Drucker

Peter Drucker, probablemente el mayour gurú del Management del siglo XX, decía en su mítico artículo para Harvard Business Review “Managing Oneself”  (gestionarse a uno mismo), que existen dos perfiles de directivos:

  • los “readers”, que prefieren ser informados por escrito
  • los “listeners”, a los que les gusta escuchar a viva voz la información

¿Has notado que ciertas personas jamás responden a tus emails y cuando les llamas por teléfono o te atienden en persona siguen siendo tan simpáticos como siempre? No lo hacen a propósito, es su estilo de comunicación normal. Entonces, hasta que conozcas a la persona e identifiques si es un lector o un oyente, ¿no es lo más sensato iniciar el contacto con una estrategia combinada de email + llamada telefónica?

Selling Proposition

La parte más importante con diferencia de un email o una llamada telefónica debe ser una “selling proposition” que atraiga el interés inmediatamente, es decir, que sea relevante para el interlocutor. ¿Y eso cómo se consigue? Pues haciendo algo que casi nadie hace: CENTRÁNDOTE en el destinatario y NO en tu empresa, como habitualmente sucede. Así de fácil.

Ser relevante implica conocer las prioridades de la empresa a la que te diriges y las del interlocutor en particular, ya que:

  • Diferentes tipos de negocio valoran atributos de tu producto de forma diferente
  • Lo que es importante para un CEO o Director Financiero puede ser distinto a lo que un comprador o usuario de tu producto considera crucial. Incluso en la misma empresa! Y sin mencionar la disponibilidad que tienen para leer tus correos, atender tus llamadas o el nivel de detalle que son capaces de procesar…

¿Eres Importante o eres Relevante?

Conseguir una reunión para presentar una propuesta es algo clave en el mundo profesional. Y no solo en Ventas, sino dentro de las propias organizaciones o también para plantear una propuesta de alianza o colaboración entre personas o empresas. La clave para ser escuchado es la relevancia. Ser relevante implica personalizar y comprender lo que de verdad importa a la otra parte y no tratarlo como uno más en la lista.

Si haces los deberes previos, estudias a la otra parte y eres relevante, conseguirás que te escuchen. No te molestes en parecer importante. Es la otra parte quien debe sentirse así. Preocúpate por ser RELEVANTE y automáticamente pasarás a ser IMPORTANTE. ¿No te parece?

Posts relacionados:

Eduardo Laseca on GoogleEduardo Laseca on LinkedinEduardo Laseca on Twitter
Eduardo Laseca

Linkedin Social Selling | Business Development Training | Prospeccion | CRM |


elaseca@developingthebusiness.com


7 comentarios sobre “El Secreto para Conseguir una Reunión

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Practicar, medir y reformular. Ese es el secreto… Gracias Ángel!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *