Cómo Ser Más Productivo En 5 Pasos

productividad gestion del tiempoEstar ocupado y ser productivo son cosas tan parecidas como la mermelada y un rinoceronte. Siendo un área de semejante impacto en la vida de las personas nunca he entendido por qué no existe una materia que nos enseñe desde una edad temprana en el colegio a saber manejar el recurso más escaso y valioso que tenemos.

Como tantos otros, he hecho cursos y he estudiado sobre el asunto de la gestión del tiempo. Lo cierto es que existen mil fórmulas, cada cual a gusto del consumidor, o más bien, a gusto de su creador. Siempre he pensado que el verdadero ARTE y la belleza está en las cosas SIMPLES, así que paso a relatarte un sencillo sistema de 5 pasos que aprendí en uno de los mejores libros de ventas que he leído nunca, “The Ultimate Sales Machine” del gran Chet Holmes, con algunas adaptaciones para hacerlo aún más grandioso.

Paso 1. “Tócalo sólo 1 vez”

La locura del día a día te asigna nuevos proyectos, problemas o tareas, algunas por devoción y otras por indicación, que pasan a engrosar tu lista de cosas por hacer. El ser humano tiene una peligrosa tendencia a la multi-tarea (en mi caso particularmente acusada) en el convencimiento de que eres más productivo y capaz si “empujas” varias cosas a la vez.

Debes saber que está científicamente probado que nuestro cerebro NO está configurado para la multi-tarea y cada vez que lo intentas dejas de ser productivo y pierdes energía en cantidades gigantescas (mi madre y la tuya están al margen de cualquier estudio, pero eso es otro asunto…;).

En este capítulo hay que hacer especial mención al email, el mayor “productivity killer” de la era moderna. Hay personas cuyo día gira en torno a su bandeja de entrada. Viven en modo reactivo. Entra un email – lo abren – lo leen – lo cierran – se aparca u olvida – hacen otras cosas – se vuelve a abrir más tarde – se lee otra vez – se cierra… y así sucesivamente ad infinitum. Otras personas directamente nunca los abren y los dejan allí para siempre. 12487 emails no leídos. ¿Cómo viven? ¿No les duelen los ojos al ver el número? ¿Cómo saben cuáles son los importantes? En fin…

La regla de “tócalo solo 1 vez” es muy simple. Si lo tocas, toma acción. No abras un email o te pongas a bucear en un proyecto hasta que estés listo para tratar con él y hacer algo al respecto. Si abres el email y exige acción, respóndelo, reenvíalo o planifícalo, ¡pero toma acción! Ese es el primer gran paso para la gestión del tiempo. Te vas a ahorrar cientos de horas si solo tocas las cosas 1 vez en lugar de 50.

Paso 2. Lista las 3-5 actividades más importantes a realizar en el día siguiente

Tal vez yo sea un enfermo de Excel, pero me sorprende la aversión de las personas a crear listas, ya sea de tus objetivos personales, los libros que quieres leer o tus tareas pendientes. Sin poner sobre el papel (o la pantalla) lo que quieres concluir durante tu día (semana, mes o año) todo se convierte en un sueño etéreo de buenas intenciones y pocos planes.

Nadie debería irse a dormir sin saber lo que va a hacer el día siguiente. Es una de las claves para ser más productivo y la única manera de llevar las riendas de tu vida y estar al control, en vez de dejarse llevar por las prioridades de otros.

Si llevas una lista de objetivos por conseguir a medio y largo plazo, con proyectos o tareas a realizar, escoge las 3-5 cosas que quieres tener completadas en el día siguiente. Si los proyectos son muy grandes, se dividen en tareas menores que se puedan completar en un día. La única manera de comerse un elefante es bocado a bocado.

Paso 3. Asigna un tiempo a la realización de cada actividad

No decidas aún cuándo vas a realizar cada actividad. Simplemente evalúa de una manera objetiva cuánto tiempo te va a llevar realizar cada una. Por ejemplo:

  • Visitar cliente X: 1h 30 min
  • Preparar propuesta comercial: 2 horas
  • Prospección telefónica para buscar nuevos clientes: 1h 30 min
  • Responder 3 emails importantes y urgentes: 1 hora
  • Reunión con el equipo: 2 horas

Lo genial de hacer este simple paso es comprobar que a veces las tareas que quieres completar en el día van a necesitar 15 horas de tu tiempo. ¿Lo ves realizable o tal vez te estás sobrevalorando?

Paso 4. Planifica el día y “cómete el sapo primero”

!Trágate ese sapo! - Brian TracyUna de las más valiosas lecciones de productividad y gestión del tiempo la aprendí de Brian Tracy, un autor canadiense que no puedo dejar de recomendarte por sus simples y efectivos consejos en cuanto a productividad, ventas o desarrollo personal.

En su famoso libro “Eat that frog” o “Trágate ese sapo“, demuestra que todos tenemos, casi a diario, un horroroso sapo que nos tenemos que comer. Un sapo es esa maravillosa tarea que detestamos hacer por lo dura o desagradable que es, pero que al mismo tiempo es absolutamente importante y urgente. “Llama a ese cliente enojado”, “acaba ese proyecto atrasado”, “escribe ese email crucial” o “mantén esa conversación desagradable”.

El sapo es la tarea cuya realización tiene el mayor impacto positivo en tu vida y en tus resultados a pesar de que no te agrade. La clave consiste en comerte el sapo lo primero del día. Quedarse mirando al sapo no lo va a hacer más apetitoso y cuanto más lo miras, más feo es… Comerte el sapo lo primero te da una sensación de poder y de deber cumplido BRUTAL que te energiza para el resto del día.

Una vez planificado el sapo como primera tarea, el resto viene después, con sus correspondientes horarios: de 10:30 a 12:00, de 12 a 1, etc…

Paso 5. Traslada las actividades a tu calendario y usa el “semáforo”

Este último paso es de gran valor para los que somos emprendedores o profesionales de ventas. Si usas Gmail como servidor de correo y Google Calendar para organizarte (la mejor aplicación de calendario en mi opinión y la de muchos otros), tienes la posibilidad de marcar cada espacio temporal asignado a cada tarea de un color. Supongo que en Outlook también es posible.

Esta técnica funciona de la siguiente manera. Un vez planificadas tus actividades en el calendario, vas a marcar cada tarea como verde, amarilla o roja teniendo en cuenta que:

  • Verde: son actividades que guardan una relación directa con la generación de negocio o ventas, como visitar a un cliente, prospectar, hacer una demostración, etc
  • Amarillo: son actividades soporte o con un impacto indirecto en la generación de negocio, como elaborar una propuesta, resolver un conflicto con un cliente, etc
  • Rojo: son actividades que no tienen ningún impacto en la generación de negocio, como llamar a tu compañía de electricidad para reclamar una factura, ir a comer con tu amigo Juan o comprarte un teléfono móvil nuevo

Gmail Calendar semáforo

Aprendí esta técnica en un post genial. Si quieres leer más detalles (en inglés) puedes encontrarlo aquí.

De esta manera vas a tener una noción real de si tu día o tu semana está enfocada a ser más productivo o no. Es decir, ¿estás orientado a hacer demasiadas cosas que no tienen un impacto directo en tus objetivos (amarillas y rojas) o estás dedicando suficiente tiempo a lo realmente importante y que te va a hacer subsistir y crecer en tu profesión o en tu negocio?

Igual que el maldito sapo, cuanto más VERDE tenga tu día y tu semana te irá mucho mejor. ¡No lo dudes!

 

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13 comentarios sobre “Cómo Ser Más Productivo En 5 Pasos

  1. Pablo Contestar

    Me ha encantado lo del sapo, yo le llamo pollitos y de vez en cuando tengo una granja de pollos alrededor de la mesa que vuelven loco

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Qué bueno lo de los pollitos… :)))
      Genial.
      Un abrazo

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Muy bueno ese post Juan Camilo. Hemos llegado a las mismas conclusiones y aporta otros buenos puntos también. Gracias! Un abrazo

  2. Luciano Pérez Fernández Contestar

    Oi, Eduardo.
    Muito bom o post. Gostei bastante.
    Vou seguir uma regrinhas dessas também.
    Parabéns pelo blog.
    Abraços do Brasil,
    Luciano Pérez

  3. guillermo Contestar

    Hola Eduardo,
    Felicidades por tu post, me encanta la operativa de los 5 pasos, y como lo has resumido todo. Hoy es el día D, hoy me propongo establecer tu filosofía y ponerla en práctica. No aguanto más mi “despelote” existencial. Muchas gracias.
    Una pregunta: puedes recomendarme algún CRM interesante dirigido a ventas para reorganizar mi trabajo? He leído tu e-book, veo herramientas muy atractivas, pero no me decido.
    Un saludo
    Guillermo

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Hola Guillermo. Gracias a ti por tu comentario. Me alegro de que hoy sea el dia D! 🙂
      Los CRM que aparecen en el eBook están estupendos. Por aquí en el blog hay algún lector habitual que también tiene desarrollada una aplicación propia CRM!

      Un abrazo

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