Cómo Crear una Lista de Prospectos Profesional

La selección sobre las cuentas a las que dedicar tiempo y esfuerzo es probablemente una de las decisiones más estratégicas del área de Ventas. De ella dependerán tus resultados en cuanto a generación de nuevo negocio y ventas. Permanecer únicamente reactivo actuando sobre las oportunidades que se presentan solas limita tu potencial y la posibilidad de ser el capitán de tu destino.

Uno de los secretos mejor guardados de los que son realmente buenos prospectando tiene que ver con algo previo a realizar llamadas o visitas de prospección. Si quieres tener éxito generando nuevo negocio tienes que invertir tiempo en crear tu lista de prospectos.

El Poder de las Listas

La mayoría de los profesionales de ventas trabajan con una “lista mental”, elaborada en base a experiencia, contactos, conocimiento del mercado, informaciones en prensa, publicaciones del sector, etc. El problema de las listas mentales es que no enfocan la intención y el esfuerzo. Apenas reflejan fantasías e ilusiones y tienen muy poco poder para planificar tus objetivos, hacer seguimiento o medir resultados. El poder de las listas es algo incuestionable. ¿Sabes por qué?

Existe cierta magia, para algunos inexplicable, en poner las cosas por escrito. Las personas más exitosas del mundo practican el sano hábito de registrar y concretar sus objetivos en un papel, un archivo o una de las múltiples aplicaciones de productividad disponibles en internet. Te recomiendo estas 2, realmente sencillas, intuitivas e increíblemente prácticas: ToodledoTodoist.

El secreto del poder de las listas no obedece a criterios mágicos del tipo “lo que está escrito es atraído automáticamente por el Universo y el lado luminoso de la Fuerza…bla bla bla“. Es algo mucho más sencillo. Cuando elaboras una lista has pasado necesariamente por un proceso previo de reflexión, análisis y priorización. Es todo ese proceso el que tiene el verdadero poder para dirigir tus esfuerzos. El problema es que si no te comprometes a escribir la lista jamás realizarás ese proceso y por lo tanto nunca disfrutarás de sus beneficios.

Además una lista te permite visualizar de manera rápida y sobre todo REPETITIVA cuales son los objetivos que persigues. La persistencia es un factor clave para conseguir cualquier objetivo en la vida y las ventas no son una excepción. Tener una herramienta que te permita ver constantemente cuales son tus metas te moviliza en la dirección correcta y te mantiene enfocado.

Aunque dispongas de un CRM, mantener una lista escrita siempre visible con tus objetivos de prospección provoca una mayor concreción y orienta tu actividad y tus esfuerzos activando el modo prospección desde su habitual posición OFF. No olvides que

Mike Weinberg, autor de un gran libro de Prospección de Clientes que leí hace tiempo y te recomiendo mucho: New Sales Simplified, ahora ya traducido a español con el brillante y concienzudo título de Nuevas Ventas Simplificadas (¿cuando dejarán de usar Google para traducir los títulos de los libros de negocios? ) indica qué otros 3 atributos debería tener tu lista de prospectos: finita, enfocada y manejable.

Una Lista de Prospectos Finita

El éxito es el resultado del esfuerzo concentrado en una cantidad limitada de objetivos alcanzables aunque difíciles. Una lista que no está delimitada se convierte en una colección de sueños y no de objetivos. A menudo tenemos miedo a poner foco y concentrarnos en un número finito de opciones por miedo a perder oportunidades, cuando la realidad es que las perdemos a millares cuando no lo hacemos.

La prospección no es una actividad puntual sino un proceso. Disponer de una cantidad finita de potenciales clientes con los que trabajar es condición necesaria para permitir que la persistencia sea posible y haga su trabajo.

Muchos profesionales trabajan con listas infinitas o no acotadas. Son listas abiertas en las que no paran de agregarse nuevos potenciales clientes. El resultado es una actividad poco concentrada y sin persistencia. Y así los resultados nunca llegan. Establece un objetivo finito de prospectos, ya sean 25, 50 o 100, con sus nombres y apellidos y ponte a trabajar sobre ellos con dedicación y persistencia. ¡Verás los resultados!

Una Lista Enfocada

Existen ciertos productos orientados a satisfacer las necesidades de empresas muy concretas en sectores muy específicos. Sin embargo, otros productos y sobre todo los servicios, son susceptibles de venderse en prospectos de muy diversos tipos: grandes, pequeños, de diferentes sectores, en diferentes territorios geográficos, etc.

Especializarte en un segmento de prospectos con atributos comunes en vez de atacar a todo el mercado potencial puede cambiarte la vida.

  • Incrementa tu competencia y te instituye como un experto
  • Reduce la cartera de productos a gestionar (en empresas multi-producto)
  • Facilita la búsqueda de empresas similares para prospectar
  • Te permite identificar tu propuesta de valor ganadora en el segmento

Una Lista Manejable

¿Cuántos prospectos deberías trabajar? Es imposible establecer una regla general. El número de la lista dependerá de cuestiones como el tipo de venta que practicas, el ciclo de ventas o tu rol de ventas.

Si practicas ventas transaccionales con un ciclo de ventas corto, podrás manejar muchos más prospectos que en ventas más complejas de ciclo largo donde el proceso de ventas requiere múltiples etapas y múltiples contactos.

Si por ejemplo tienes un rol de puro hunter puedes dedicar el 100% de tu tiempo a prospectar y podrás gestionar más prospectos. Si por el contrario debes mantener una cartera de clientes además de conseguir nuevos tendrás que equilibrar el tiempo disponible para ambas actividades y serás capaz de manejar menos prospectos.

Hay ejecutivos de ventas con apenas 5-10 cuentas estratégicas a conseguir que deben trabajar. ¡Incluso hay quienes específicamente deben trabajar una única cuenta de altísimo potencial!

Si persigues demasiados prospectos perderás el foco y si son muy pocos realizarás un exceso de actividad siempre sobre los mismos o acabarás desviando tu atención hacia asuntos más banales con poco impacto en ventas. La virtud está en el equilibrio y no hay otra forma de encontrarlo que comenzar a andar, aprender y reajustar constantemente.

El Secreto Definitivo de una Buena Lista de Prospectos 

Pero existe un criterio previo a todos los anteriores que determina los resultados de cualquier actividad de prospección de clientes: la calidad de la lista.

Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta cualquier profesional o equipo comercial a la hora de generar nuevo negocio es la calidad paupérrima de los listados de prospectos que les proporcionan (¡si es que son de los afortunados a los que les proporcionan algo!).

Tu lista de prospectos debe contener únicamente candidatos cualificados para realizar negocios contigo. “Sí, sí muy bien. ¿Y eso cómo se hace?“, te estarás preguntando. Pues en 2 pasos:

  1. Encontrando buenas bases de datos
  2. Limpiando la base de datos, es decir, cualificándola

Bases de datos de Prospectos

Las bases de datos de potenciales clientes siempre han existido. En la era pre-internet solo era posible conseguirlas de pago, a través de empresas que ofrecen listados a la medida con múltiples opciones para segmentar. El problema de estas bases es su coste pero sobre todo, su más que cuestionable calidad.

Internet ha abierto la puerta a cantidades ingentes de información con directorios, portales, redes sociales y webs que contienen información a toneladas de potenciales clientes. ¡Y además GRATIS! Y ya para rematar, ¿qué te parecería poder extraer con un clic todas esas páginas y páginas de información de prospectos a un Excel en vez de imprimir cada página o copiar y pegar uno a uno?

Bienvenido al mundo de las herramientas de web scraping. Aquí te dejo un regalito: Import.io. Con paciencia y varios tutoriales conseguirás aprender cómo descargarte 500 o 5000 registros de, por ejemplo, páginas amarillas con un solo clic. ¿No es increíble?

No todas las páginas pueden extraerse tan fácilmente pero aquí te dejo un ejemplo práctico de lo que se puede hacer con una tabla sencilla en una web…

Cualificar la Lista de Prospectos

El siguiente paso antes de poner al equipo comercial a atacar la lista como pistoleros consiste en limpiarla. Porque todas las listas están algo “sucias”, no lo olvides.

Idealmente, alguien debería cualificar por vía telefónica el listado previamente y completar o corregir las siguientes informaciones:

  • ¿Existe el prospecto realmente?
  • ¿Se dedica a la actividad que dice el listado?
  • ¿Hay suficientes datos de contacto? ¿Son correctos? Domicilio, teléfono, email…
  • Si es una empresa, ¿quienes son las personas de contacto relevantes?

Además se pueden incluir otras serie de criterios como el potencial de compra, si tiene las condiciones financieras necesarias para poder comprar, la fuente o base de datos de la que hemos obtenido el prospecto (para evaluarlas después) y otra serie de particularidades inherentes a cada caso.

Si lo que quieres es cualificar los leads que han ingresado a través de un formulario en la web de tu empresa, ya tendrás los pasos anteriores cubiertos porque los prospectos te habrán contactado a ti y te habrán dado sus nombres, emails y/o teléfonos. En este caso pasas a un segundo nivel de cualificación, muy recomendable antes de pasar al equipo comercial todos los leads recibidos en bruto.

En este post te explico cómo cualificar un lead pero por resumirlo, mi consejo es que apliques 3 criterios:

  1. ¿El prospecto encaja en tu perfil de cliente ideal? Si tienes una solución para grandes empresas y el lead es una empresa de 5 empleados tal vez no puedan permitírselo y solo pierdas tu tiempo.

2. ¿Tu prospecto tiene un dolor o deseo que tú puedes resolver? “No Pain, No Sale“. No lo olvides

3. ¿Quienes son los decisores en el proceso de compra? Si tu contacto en el prospecto es el becario vas a tener que trabajar y verificar que los que deciden también perciben el problema que tienen.

Trabajar de forma persistente oportunidades con pocas o nulas posibilidades de concretarse es una pérdida de tiempo y energía descomunal. Desarrolla tus criterios para determinar la adecuación o no de los prospectos a la solución que ofreces antes de incorporarlos a tu lista.

Te dejo aquí un modelo de Lista de Prospectos en Excel con algunos campos adicionales que te serán muy útiles a la hora de importar los datos a un CRM, si lo usas. Y tú, ¿cómo te organizas tus listas de prospectos? ¿Usas alguna? ¡Espero tus comentarios!

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Eduardo Laseca
Eficiencia Comercial B2B | Business Development Training | Selección de Directivos de Ventas

elaseca@developingthebusiness.com

8 comentarios sobre “Cómo Crear una Lista de Prospectos Profesional

  1. Adry GS Contestar

    Una vez mas Eduardo, encantado de leer tu post. Después de haber vivido en mis propias carnes la presión por la prospección sin mesura ni objetivo mas que por engordar la lista y hacer visitas de algunos jefes, he ido logrando mediante cambios de empresa y esfuerzo que se valore la ganancia real de generar una lista de prospectos a trabajar con sentido, mas aun ahora con el inbound ademas del advertising y las acciones de marketing y comerciales directas…
    Saludos!

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Veo que te trabajas mucho tu lista Adry.
      Gracias por compartir tu experiencia!
      Un abrazo

  2. Gloria Calvo Contestar

    Te amo, Eduardo. Dios te bendiga por tu generosidad. Eres verdaderamente un ángel para mí. Desde que te leo mi trabajo de ventas ha dado un giro maravilloso. Gracias Gracias Gracias!

    • Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

      Me hace muy feliz tu comentario Gloria!
      Muchos éxitos 😉
      Abrazo

  3. Eduardo Laseca Autor del artículoContestar

    Gracias Jose Ignacio.
    Toodledo es la que yo uso y solo está en inglés pero creo que Todoist está en español.
    Un abrazo!

  4. José Ignacio Fdez.-Clemente Contestar

    Eduardo,
    Como siempre muy interesante. Espero poder darle un repaso más intenso este fin de semana. Una pequeña duda, ¿Toodledo se puede usar en español? No es difícil deducir que mi nivel de inglés… no es muy elevado Je, je, je.
    Abrazos y buen fin de semana!!!

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